【ISO9001】膨大な文書に悩まない！業務負担を減らす「文書スリム化」と4段階の体系づくり

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１．重すぎる「ISO文書」に悩んでいませんか？

こんにちは。神奈川県の行政書士の藤原素雄と申します。

今回は、建設業者様、加工業者様、設計製作業者様などが多く取得されているISO9001について、なるべく現場の負担を減らす「文書のスリム化」についてお伝えいたします。
（私のこれまでの会社員時代の経験からの独断による判断となります）
私は前職において、自社での内部監査員や推進員を務めただけでなく、下請業者様のISO運用状況を確認する機会も数多くあり、多様なISOの現場を見てまいりました。
規模の大きな企業様であれば、専門部署を置いて大量の文書を作成・管理することも可能ですが、中小規模の事業者様ではなかなかそうもいかないのが実態かと思います。
せっかくのISOが「文書作成・整理のための作業」になってしまっては本末転倒です。

２．実務に合った「4段階の文書体系」スリム化ステップ

現場の負担を最小限に抑えつつ、確実な運用を行うためには、以下のように文書を階層化して整理することをお勧めいたします。

① 1次文書：簡素化した品質マニュアル
基本方針や全体像を示すマニュアルは、必要以上に細かく書かず、シンプルにまとめます。

② 2次文書：業務全体のプロセスフロー（バードビュー視点）
ISOの適用範囲となる業務全体の大きな流れを、鳥の目（バードビュー）で俯瞰して把握できるフロー図として整理します。

③ 3次文書：各工程の詳細手順書
上記②の各工程ごとに、具体的な手順を記載した文書を作成します。
※この手順書には、関連する適用法令（廃掃法、大気汚染防止法、有機溶剤中毒予防規則など）を漏れなく網羅しておくことが、法令遵守の観点から非常に重要です。

④ 4次文書：業務で必要な記録・様式（品質文書）
日常業務で発生するチェックシートや記録台帳などの管理です。
※文書の保管期間については、根拠となる法令で定められた「保管期間の起算日」まで明記しておくことをお勧めします。
（例：建設業法の帳簿 ＝ 目的物の引き渡し時から5年間）
（例：電子帳簿保存法の電子取引データ ＝ 翌年の3月16日から7年間）

３．法令適合（コンプライアンス）と現場実務の両立を目指して

私は内部監査員時代、単に手順通りかを見るだけでなく、「法令要求事項からの逸脱がないか」を専門にチェックしていました。
法令違反（逸脱）は重大な不適合に繋がりますが、外部審査だけではなかなか触れにくい領域でもあると感じていたためです。
また、会社員時代に建設業での実地経験を積み、購買部員として加工業者様や設計製作業者様など、多くの事業者様の業務実態を把握してまいりました。
形式だけの重い文書を作るのではなく、スリム化した文書体系の中で確実な品質改善と法令遵守が図れるよう、当事務所では実務に即したご支援を行っております。

「自社のISO文書が増えすぎて困っている」「現場の実態に合わせたスリムな運用に見直したい」とお考えの事業者様は、どうぞお気軽にご相談ください。
ご相談のみでも大歓迎です。
以下のホームページより、些細なことでもお気軽にお問い合わせください。

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[行政書士藤原素雄事務所のホームページ]

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